Wie man eine Bewertung von Projektmanagement-Software durchführt: Eine praktische Herangehensweise

Ein Projekt zu managen ist wie die Orchestrierung einer Symphonie - und Projektmanagement-Software ist der Dirigent, der dafür sorgt, dass alle Notizen aufeinander abgestimmt sind.

Ein Projektmanagement-Tool verschafft Ihnen Sichtbarkeit für jede Aufgabe, überwacht Fortschritte und Zeitleisten und erleichtert die Zusammenarbeit. Doch nicht jedes Tool ist für jedes Team geeignet. Daher ist es wichtig, Projektmanagement-Software sorgfältig zu prüfen, bevor man sich für ein Tool entscheidet.

Projektmanagement software-Bewertung ist mehr als das Abwägen von Features und Fähigkeiten. Sie ist eine funktionsübergreifende Bewertung der Nutzbarkeit, der Anwendbarkeit und des langfristigen Wertes der Softwarelösung.

In diesem Sinne betrachten wir 10+ Schlüssel-Parameter, um diese Bewertung zu erleichtern.

60-Sekunden-Zusammenfassung ⏰

Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software erfordert eine Bewertung der Tools anhand von Schlüsselkriterien, wie z. B.:

Preisgestaltung: Kosteneffizienz für Ihr Budget Benutzerfreundlichkeit: Benutzerfreundliche Schnittstellen und mobile Apps Zusammenarbeit: Features für nahtlose Kommunikation und Teamarbeit Funktionen: Automatisierung, Nachverfolgung in Echtzeit, Ressourcenmanagement und Analytik Kompatibilität: Integration mit anderen Tools und Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum Support: Sicherheitsmaßnahmen, Onboarding und reaktionsschneller Kundensupport

Top Projekt Management Tools: ClickUp, Asana, Monday.com, Wrike und Trello zeichnen sich durch die Erfüllung dieser Standards aus.

Bewertungsprozess:

• Definieren Sie Ihre Bedürfnisse
• Liste und Kategorisierung der wesentlichen Features
• Erkunden Sie Tools und wählen Sie sie aus
• Plattformen ausprobieren und Feedback vom Team einholen
• Analysieren Sie die Ergebnisse, um die beste Lösung zu finden

Verständnis von Projektmanagement-Software

Betrachten Sie Projektmanagement-Software als das virtuelle Hauptquartier Ihres Teams. Hier planen, organisieren und führen Sie Projekte durch. Sie ist ein Hub für die Zentralisierung von Aufgaben, Zeitleisten und Interaktionen, so dass die Mitglieder Ihres Teams intelligenter statt härter arbeiten können.

Zu den wichtigsten Funktionen eines jeden Projektmanagement-Tools gehören Aufgabenmanagement, Ressourcenmanagement, Nachverfolgung des Fortschritts und Berichterstellung.

Moderne Tools für das Projektmanagement bieten Automatisierung, Zusammenarbeit in Echtzeit, KI-Funktionen und nahtlose Integrationen für flexible digitale Workspaces.

➡️Read Mehr: 10 verschiedene Arten von Projektmanagement-Software Kriterien für die Bewertung von Projektmanagement-Software

Bei der Auswahl des richtigen Tools für das Projektmanagement geht es um mehr als das Ankreuzen von Boxen in Ihrer Liste. Es geht darum sicherzustellen, dass Ihr Projekt Team über die Mittel und das Medium verfügt, um reale Probleme zu lösen und Pläne in großem Umfang umzusetzen.

Hier sind die Kriterien, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten:

Preisgestaltung und Kosteneffizienz

Projektleiter sollten nicht nur auf die Kosten achten, sondern auch auf die Wirtschaftlichkeit der Software. Sie sollten prüfen, ob die Features den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Teams entsprechen.

Als Nächstes sollten sie die Preisstaffelung und den Wert der einzelnen Optionen vergleichen. Und schließlich sollten sie alle versteckten oder wiederkehrenden Kosten wie Premium-Integrationen, Schulungen und Implementierung berücksichtigen, um das Budget einzuhalten.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihr Team ist derzeit klein, aber Sie planen, seine Größe in zwei Jahren zu verdoppeln. Entscheiden Sie sich für ein Tool, das in den Preisstufen skalierbar ist, damit Sie nahtlos aufrüsten können, ohne dass unnötige Vorlaufkosten entstehen.

Nutzbarkeit und Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit Ihres features der Projektmanagement-Software wirkt sich auf die Leistung und Produktivität Ihres Projektteams aus.

Suchen Sie nach Tools für das Projektmanagement, die benutzerfreundliche Elemente aufweisen. Denken Sie an Drag-and-Drop-Funktionen, anpassbare Workflows, Visualisierung von Projektdaten durch Gantt Diagramme und Kanban Boards, und vieles mehr.

Die benutzerfreundlichen tools liefern vom ersten Tag an Wert und machen es zur besten Projektmanagement-Software in allen Situationen, von einfachen bis zu komplexen Projekten!

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihr Team bereitet sich auf den Start eines dringenden Client-Projekts vor. Mit einem Tool mit vorgefertigten Vorlagen für Workflows und Aufgaben können Sie den gesamten Plan für das Projekt in wenigen Minuten einrichten, so dass das Team sofort mit der Ausführung beginnen kann, ohne Zeit für manuelle Einstellungen zu verschwenden.

Kompatibilität mit mobilen Apps

Ihre tools sollten den Anforderungen komplexer Projekte in der Bau-, Immobilien-, Versicherungs- und Gesundheitsbranche gerecht werden und Produktivität über den Schreibtisch hinaus ermöglichen.

Achten Sie auf eine Projektmanagement App mit vollem Funktionsumfang für iOS- und Android-Geräte. Diese App sollte Echtzeit-Updates, Überprüfungen des Projektfortschritts und Kommunikation im Team jederzeit und überall ermöglichen.

Solche Features und Offline-Funktionen sind eine erfolgreiche Kombination, insbesondere wenn Ihr Projekt Feldarbeit in Gegenden mit geringer oder gar keiner Verbindung beinhaltet.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Bauprojekt mit Arbeitern vor Ort. Eine mobile App mit Echtzeit-Updates und Offline-Funktionen gewährleistet die Nachverfolgung des Fortschritts, selbst in Gebieten mit begrenzter Verbindung.

Kommunikationskanäle

Effektive Kommunikation bringt Projekt Teams in Einklang. Die Top-Software verbindet die Mitglieder über verschiedene Kanäle, z. B. Echtzeit-Chat, Videokonferenzen, Bildschirmaufzeichnungen, Message Boards und Kommentare.

Die zentralisierte Kommunikation reduziert die Abhängigkeit von externen Apps, sorgt für konzentrierte Diskussionen und fördert Transparenz, Verantwortlichkeit und Teamarbeit, stärkung des Projektmanagements .

Beispiel: Angenommen, ein Design-Team gibt Updates per E-Mail frei, während das Entwicklungsteam auf Slack zurückgreift. Eine zentralisierte Plattform wie ClickUp beseitigt Silos und ermöglicht es jedem Mitglied des Teams, kontextbezogene Aktualisierungen innerhalb von Aufgaben einzusehen.

E-Mail-Integration

senden und empfangen Sie E-Mails direkt auf

ClickUp ohne Verlassen der App

Projektmanagement tools unterstützen zwar die Kommunikation über mehrere Kanäle, sollten aber auch die Funktion der E-Mail integrieren.

Projektmanagement-Tools mit nativer E-Mail-Integration ermöglichen es Teams, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, Aktualisierungen freizugeben, ohne die Plattform zu wechseln, und Unterhaltungsthreads mit einer bestimmten Aufgabe oder einem Projekt zu verknüpfen.

Zu erledigen, steigert die Effizienz und verhindert Instanzen der Fehlkommunikation. Außerdem ist es viel einfacher, eine einzelne E-Mail zu sortieren. Eine solche Konsolidierung gibt Schlüsselentscheidungen einen Kontext und stellt sicher, dass kein wichtiges Detail verloren geht.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie erhalten ein E-Mail-Update über verspätete Lieferungen von einem Lieferanten. Mit der E-Mail-Integration ordnen Sie die Aktualisierung direkt der logistischen Aufgabe des Projekts zu und stellen sicher, dass die Änderung sofort für alle Beteiligten sichtbar ist.

*Wussten Sie schon?🔍 Zu erledigen?

31%

der Menschen kommunizieren mit ihren Kollegen hauptsächlich per E-Mail.

Sicherheitsmaßnahmen

Sicherheit ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere beim Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Daten.

Die Projektmanagement-Lösung sollte über leistungsstarke Sicherheits-Features wie Datenverschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-On, anpassbare Benutzerberechtigungen und kontobasierten Zugriff verfügen.

Um die Datenintegrität zu wahren und zu schützen, sollte eine Cloud-basierte Projektmanagement-Plattform außerdem Branchenstandards wie GDPR oder SOC 2 erfüllen.

Am wichtigsten ist, dass die Anbieter von Projektmanagement-Software regelmäßig Software-Updates und Sicherheits-Patches veröffentlichen, um die Sicherheit Ihrer Projektdaten zu gewährleisten.

Beispiel: Denken Sie an die Verwaltung eines Projekts im Gesundheitswesen, bei dem Patientendaten gespeichert werden. Ein Tool mit zuverlässiger Verschlüsselung und rollenbasiertem Zugriff gewährleistet, dass sensible Informationen sicher sind und nur autorisierten Personen zugänglich sind.

Nachverfolgung des Fortschritts in Echtzeit

Die Nachverfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit hilft Managern, Ressourcen zuzuweisen, die Beteiligten zu informieren, bei Bedarf einzugreifen und die Ergebnisse zu verbessern.

Hier sind die Funktionen zur Nachverfolgung des Fortschritts in Echtzeit sehr hilfreich.

Neben der Sichtbarkeit des Status des Projekts in Echtzeit fördert sie die Verantwortlichkeit und proaktive Problemlösung, um Meilensteine in nachhaltigen Erfolg umzuwandeln.

Beispiel: Stellen Sie sich eine Marketing-Kampagne vor, die kurz vor ihrem Start steht. Durch die Nachverfolgung in Echtzeit werden Verzögerungen bei der Bereitstellung von Ressourcen erkannt, so dass Sie Ressourcen neu zuweisen und Terminüberschreitungen vermeiden können.

Ressourcenmanagement

Effektives Ressourcenmanagement ist der Schlüssel zur Vermeidung von Engpässen und zur Maximierung der Produktivität. Projektleiter benötigen eine genaue Kontrolle über die Ressourcenverwaltung, egal ob es sich um Personal, Zeit, Software oder Material handelt.

Wählen Sie Tools für das Ressourcenmanagement, um Kalender zu verwalten, Workloads zu verteilen, die Verfügbarkeit zu visualisieren und Zuweisungen in Echtzeit zu optimieren. Dieser Ansatz verhindert eine Über- oder Unterauslastung von Ressourcen und Burnouts, insbesondere bei mehreren Projekten.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Unternehmen für die Planung von Veranstaltungen mit mehreren gleichzeitigen Ereignissen. Mit einem Tool, das die Ressourcenzuweisung visualisiert, können Sie einen überbuchten Fotografen erkennen und ihn neu zuweisen, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.

🔍 Wussten Sie schon? Über 60% der Projektleiter bearbeiten zwei bis fünf Projekte gleichzeitig!

Schulung und Einarbeitung

Die Schulung und das Onboarding sind entscheidend dafür, wie schnell sich Ihr Team mit dem Projektmanagement tool vertraut macht.

Achten Sie auf Onboarding-Support wie Anleitungen, Video-Tutorials, In-App-Produkttouren, Live-Trainingssitzungen, Community-Support und Benutzerhandbücher.

Einige Tools bieten Erfolgsteams und interaktive Lernmodule, die Ihrem Team helfen, sich schnell an die Projektmanagement-Software zu gewöhnen. Solche praktischen Schulungen während des Onboardings verringern den Widerstand und versetzen Ihr Team in die Lage, das Potenzial des Tools optimal zu nutzen.

Beispiel: Angenommen, Ihr Team besteht aus Freiberuflern, die mit Ihren Prozessen nicht vertraut sind. Ein Tool mit interaktiven Schritt-für-Schritt-Anleitungen hilft ihnen, sich schnell einzuarbeiten und die Verzögerungen beim Start ihrer Aufgaben zu verringern.

Support für Kunden

Ein zuverlässiger Kundensupport kann Ihnen viel Ärger ersparen, insbesondere bei kritischen Problemen. Achten Sie auf einen Anbieter von Projektmanagement-Software, der einen 24/7-Kundensupport über mehrere Kanäle bietet - Live-Chat, E-Mail und Telefon, um nur einige zu nennen.

Informieren Sie sich außerdem über das Community-Forum und die Wissensdatenbank des Tools, um die Selbstbedienungs- und Fehlerbehebungsfunktionen zu beurteilen und sicherzustellen, dass Sie in jeder Phase unterstützt werden.

Beispiel: Angenommen, ein Fehler stört die Zuweisung von Aufgaben während des Starts eines Projekts. Der sofortige Zugriff auf einen Live-Chat-Agenten minimiert die Ausfallzeit und hält das Projekt auf Kurs.

Automatisierungsmöglichkeiten

Automatisierung entlastet Ihr Team von sich wiederholenden Aufgaben, damit es sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kann.

Suchen Sie nach einer Projektmanagement-Software, die die Erstellung von Automatisierungs-Workflows unterstützt. Ob Priorisierung und Planung von Aufgaben oder rechtzeitige Benachrichtigungen, sie sorgt dafür, dass Ihr Projektteam auf Kurs bleibt.

Einige fortschrittliche Projektmanagement-Software mit KI-Assistenten schlägt Aufgaben zur Automatisierung vor, um die Effizienz und Entscheidungsfindung zu verbessern.

Eine weitere Möglichkeit zur Automatisierung des Projektmanagements ist vorlagen für das Projektmanagement . Diese vorgefertigten Frameworks ermöglichen es Ihrem Team, ein Projekt zu starten, ohne eine Struktur von Grund auf aufbauen zu müssen. Zu erledigen ist nur die Konfiguration einiger Werte, und schon ist das Projekt fertig!

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie automatisieren eine wiederholende Aufgabe wie das Versenden von Status-Updates. Die Einstellung einer Automatisierung zur wöchentlichen Benachrichtigung der Beteiligten erspart stundenlange, sich wiederholende Arbeit.

Features für die Zusammenarbeit

Kollaboration ist Kommunikation in Aktion.

Um die Effizienz von Teams zu steigern, sollte Projektmanagement-Software Tools für die Zusammenarbeit enthalten, z. B. gemeinsame Workspaces, das Freigeben von Dateien, Echtzeit-Bearbeitung, Kommentare zu Aufgaben, Versionskontrolle, Unterhaltungen in Threads und @Mentions.

Verwenden Sie außerdem eine Software, die erweiterte Features wie Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen, Nachverfolgung und gemeinsame Kalender bietet, die die Verantwortlichkeit, Transparenz und Ausrichtung des Teams auf gemeinsame Ziele fördern.

Beispiel: stellen Sie sich die Zusammenarbeit mit einer Design-Agentur für ein Rebranding-Projekt vor. Ein gemeinsam genutzter Workspace mit Live-Bearbeitung für Designdateien macht das Hin- und Herschreiben von E-Mails überflüssig und beschleunigt die Zeitleisten für die Genehmigung

➡️Read Mehr: 10 Software zur Zusammenarbeit im Projektmanagement für Teams 🔍 Wussten Sie schon? Fast 40% der Projekt Teams bestehen aus sechs bis zehn Personen!

Berichterstellung und Analytik

Eine gute Projektmanagement-Software verfügt über leistungsstarke Berichterstellung und Analysefunktionen, die datengestützte Entscheidungen ermöglichen. Sie bietet anpassbare Dashboards, Echtzeit- und umsetzbare Einblicke sowie detaillierte Berichterstellungen zur Projektleistung.

So hat der Projektleiter den Überblick und kann intelligentere, strategischere Entscheidungen für das Projekt treffen.

Sie berücksichtigen auch Projektmanagement-Features wie Gantt-Diagramme, Burndown-Diagramme, Leistungstrends usw., die es Projektmanagern ermöglichen, den Fortschritt zu bewerten, potenzielle Verzögerungen vorherzusagen und das Projekt auf Kurs zu halten.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihr Team versucht, die Sprint-Geschwindigkeit zu verbessern. Mit anpassbaren Dashboards können Sie die Daten vergangener Sprints vergleichen, Muster bei Verzögerungen erkennen und Strategien zur Leistungssteigerung umsetzen.

Skalierung der Kapazität

Langfristiger Wert ist der Schlüssel bei der Wahl einer Projektmanagement-Software. Entscheiden Sie sich daher für eine Lösung, die sich an die wachsenden Anforderungen Ihres Geschäfts anpassen lässt.

Einige der besten Projektmanagement-Software bieten Skalierbarkeit, die es Teams ermöglicht, sich an die zunehmende Komplexität von Projekten, größere Teams und höhere Workloads anzupassen. Falls erforderlich, können sie sogar mehrere Projekte in verschiedenen Branchen verwalten.

Wählen Sie eine Option, die flexible Pläne und Features mit modularen Add-Ons bietet, um aktuellen Anforderungen und zukünftigen Erweiterungen gerecht zu werden. So ersparen Sie sich den mühsamen Wechsel von Tools und Plattformen in einer späteren Phase.

Beispiel: Nehmen wir an, Ihr Startup beginnt mit der Verwaltung von Projekten für internationale Clients. Ein Tool, das mehrsprachige Schnittstellen und globalen Support bietet, lässt sich nahtlos skalieren, wenn Ihr Unternehmen expandiert.

Integrationsmöglichkeiten

verwenden Sie Integrationen als ein *[_Erweiterung von ClickUp](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/10/calendar-view-sync-1-1.png)* Unverbundene oder inkompatible tools führen zu Ineffizienzen, Wissenslücken und Fehlern, die zu den schwerwiegenden herausforderungen des Projektmanagements .

Sie benötigen Software, die sich nahtlos in gängige Tools, Plattformen und Systeme integrieren lässt. Die nahtlose Integration fördert den uneingeschränkten Datenverkehr und schafft eine einzige Wahrheitsquelle für Ihr gesamtes Unternehmen.

Ganz gleich, ob Sie Google Drive, OneDrive, Google Mail, Outlook, Slack, Zoom, Zendesk, Calendly oder andere nutzen, die Integration vereint Ihren digitalen Workspace und zentralisiert alle Ressourcen und Daten.

Außerdem können Projektmanager spezifische Tools und Funktionen für die Projektumgebung auswählen und hinzufügen.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie führen eine Kampagne durch, die auf Daten aus Salesforce und HubSpot basiert. Ein Projektmanagement tool wie ClickUp das mit beiden Plattformen integriert ist, zieht Leads, Aufgaben-Updates und Analysen ein und schafft so einen einheitlichen Workflow.

Top 5 Projektmanagement Software Tools in 2024

Basierend auf den oben genannten Kriterien haben wir einige der besten Projektmanagement-Software in die engere Auswahl genommen. Hier ist ein kurzer Vergleich ihrer Features:

Ob Sie auf der Suche sind nach kostenlose Projektmanagement-Software oder Premium-Lösungen, hier ein genauerer Blick auf einige der besten Lösungen:

1. ClickUp

ClickUp kostenlos testen

ClickUp

ClickUp ist ein leistungsfähiges projektmanagement tool für höchste Flexibilität bei der Planung und Durchführung von Projekten.

Dieses Tool verbessert das Projektmanagement durch die Kombination von Aufgabenmanagement, Nachverfolgung von Zielen, Ressourcenmanagement, Automatisierung von Arbeitsabläufen und Integrationen. Es passt sich außerdem an Teams aller Größen, Branchen und Anwendungen an.

Es zeichnet sich aus durch ClickUp Gehirn , das KI-Modul der nächsten Generation für das Projektmanagement. ClickUp Brain kann Wissens-Repositorys erstellen und autonome Aufgaben verwalten.

Außerdem haben Sie Zugriff auf eine umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen für das Projektmanagement, mit denen Sie von Anfang an loslegen können!

Kostenlose Vorlage für Projektmanagement herunterladen

ClickUp's Projektmanagement Vorlage

Für den Anfang, ClickUp's Vorlage für das Projektmanagement vereinfacht das Organisieren, Nachverfolgen und Verwalten von Projekten - unabhängig von ihrer Größe. Sie ermöglicht es Ihnen, Aufgaben einfach zu unterteilen, Prioritäten einzustellen und den Fortschritt zu überwachen. Diese Vorlage bietet integrierte Ansichten für Zeitleisten, Workflows und Ziele und sorgt dafür, dass das Projektteam ausgerichtet und produktiv ist.

Schlüssel-Features

• Visualisieren Sie Ihre Projekte und Aufgaben in mehreren Ansichten - Kanban-Tafeln, Gantt-Diagramme, Listen, Kalender usw.
• Überwachen Sie die Produktivität von Teams und Einzelpersonen in Echtzeit mit Features zur Zeiterfassung und interaktiven Dashboards
• Erstellen und organisieren Sie umfassende Dokumentationen und Projektinformations-Wikis mitClickUp Dokumente und arbeiten Sie gemeinsam an ihnen
• Automatisieren Sie Routine- und sich wiederholende Arbeitsabläufe mit leistungsstarker Automatisierung
• Verwandeln Sie abstrakte Ideen in Flussdiagramme oder machen Sie ein Brainstorming mit Ihrem Team mitClickUp Whiteboards
  • Kommunizieren Sie sinnvoll mit internen und externen Stakeholdern mitClickUp Chat
    • Integration mit anderen Apps und Plattformen zur Steigerung der Produktivität wie Google Drive, Microsoft Outlook, Slack, Zoom usw.

Fallstudie: QubicaAMF strafft Abläufe mit ClickUp

QubicaAMF, ein weltweit führender Anbieter von Bowling- und Unterhaltungslösungen, hatte mit der Verwaltung verteilter Teams in 10.000 Bowlingcentern in 90 Ländern zu kämpfen. Das Unternehmen nutzte ClickUp zur Systemkonsolidierung, Teamkoordination und -zusammenarbeit sowie zur effektiven Verwaltung des Workloads.

Die anpassbaren Tools und die Vielseitigkeit von ClickUp ermöglichten es QuibcaAMF, agil zu bleiben, Teams global auszurichten, die Zeitleisten für die Projektabwicklung zu beschleunigen und die Datenflut zu bewältigen. Dies hatte eine transformative Wirkung auf ihre Prozesse, was zu folgenden Ergebnissen führte:

• 35 % höhere Termintreue bei Projekten
• 40 % Zeitersparnis bei der Erstellung von Berichten und Diagrammen
• 60 % mehr Zusammenarbeit im Team innerhalb des Unternehmens
• Systemkonsolidierung mit nahtlosen Integrationen

Lesen Sie mehr darüber, wie QubicaAMF ClickUp nutzte, um seine Welt der Arbeit zu organisieren und die Abläufe zu skalieren in unserer ausführlichen Fallstudie .

Vorteile

• Intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche mit benutzerfreundlicher Drag-and-Drop-Funktion
• Unterstützt einen großzügigen kostenlosen Plan mit umfangreichen Features und ist damit ideal für Einzelpersonen, Freiberufler und kleine Teams
• Bietet immense Flexibilität und Skalierbarkeit, so dass das Tool mit Ihrem Team wachsen kann
• Generiert umsetzbare Berichterstellungen mit datengestützter Analytik für eine effektive Entscheidungsfindung

Einschränkungen

• Die umfangreichen Features für das Projektmanagement können die Lernkurve steil ansteigen lassen
• Die Projektmanagement App kann bei großen Datenmengen auf dem Handy etwas hinterherhinken

➡️ Mehr lesen: Wie man KI im Projektmanagement einsetzt (Anwendungsfälle & tools)

2. Asana

/%img/ Asana Asana ist eine beliebte Projektmanagement-Software, die für ihre intuitive und minimalistische Benutzeroberfläche bekannt ist. Asana wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, und bringt Projektteams mit hervorragenden Features zur Visualisierung von Zeitleisten und Abhängigkeiten von Aufgaben auf dieselbe Seite.

Dank der übersichtlichen Oberfläche und der Konzentration auf klare Aufgaben eignet sich Asana für Projekte, bei denen Konzentration und klare Kommunikation gefragt sind.

Schlüssel-Features

• Verwalten Sie Projekte, Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten in der Ansicht der Zeitleiste
• Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben und Workflows mit Tools zur Automatisierung von Projekten
• Priorisieren und Organisieren von Aufgaben mit benutzerdefinierten Tags
• Gewinnen Sie verwertbare Erkenntnisse mit erweiterten Dashboards zur Berichterstellung

Vorteile

• Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert auch Anfängern die Nutzung des Projektmanagement tools
• Erleichtert die Zusammenarbeit im Team durch Features wie Dateifreigabe, Aufgabenkommentare usw.
• Bietet detaillierte Projektvorlagen für gängige Workflows

Einschränkungen

• Fehlt eine native Funktion zur Zeiterfassung
• Dashboards für die Berichterstellung sind nur in den Premium Plänen verfügbar
• Fühlt sich für hochkomplexe Projekte zu simpel an

3. Monday.com

{vom} Monday.com Monday.com ist ein vielseitiges Betriebssystem für die Arbeit, das visuelles Projektmanagement mit leistungsstarker Automatisierung verbindet, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Dieses Tool verfügt über eine sehr visuelle und lebendige Oberfläche, die das Management von Aufgaben erleichtert. Von der Bereitstellung von Informationen auf einen Blick bis zur Unterstützung der Zusammenarbeit im Team ist es ein strukturierter virtueller Workspace für Teams, die ihre Arbeit zu erledigen haben.

Schlüssel-Features

• Ansicht von Projekt- und Aufgabeninhalten in einem hoch visuellen Board mit anpassbaren Spalten
• Konfigurieren Sie Projektvorlagen, die den Anforderungen bestimmter Branchen oder Funktionen im Team entsprechen
• Überwachen Sie die Produktivität und erstellen Sie genaue Rechnungen mit Widgets zur Zeiterfassung
• Einrichten einer Automatisierung zur Vereinfachung sich wiederholender Aufgaben

Vorteile

• Äußerst vielseitig, geeignet für verschiedene Geschäfte und Teams in unterschiedlichen Branchen
• Unterstützt die Zusammenarbeit im Team durch Echtzeit-Updates und Tagging
• Ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen durch anpassbare Dashboards und Berichterstellungen

Einschränkungen

• Die stark visuelle Natur der Monday.com Boards macht dieprojektmanagement-Umgebung übermäßig vereinfacht
• Speicheroptionen sind in den unteren Plänen limitiert
• Bietet keinen Offline-Support

➡️Read Mehr:* 20 beste Software-Tools für die Aufgabenverwaltung zur Verbesserung Ihrer Workflows

4. Wrike

/%img/ Wrike Wrike ist ein Projektmanagement tool für die detaillierte Nachverfolgung und Berichterstellung von Projekten. Es legt den Schwerpunkt auf Produktivität und benutzerdefinierte Anpassung, was es ideal für IT-, Marketing- und Kreativprojekte macht.

Das Tool verfügt über leistungsstarke Features für das Arbeitsmanagement, wie z. B ressourcenzuweisung und Zeiterfassung, die es den Teams ermöglichen, organisiert und effizient zu arbeiten.

Schlüssel-Features

• Karte für Aufgaben auf der Grundlage von Prioritäten, Abhängigkeiten und Meilensteinen
• Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern des Teams in Echtzeit mit Features wie der Live-Bearbeitung von Dokumenten
• Benutzen Sie benutzerdefinierte Workflows und verwalten Sie Ressourcen je nach Anforderungen des Teams
• Treffen Sie intelligentere Entscheidungen mit datengesteuerten und visuellen Dashboards und Berichterstellungen

Vorteile

• Die Projektmanagement-Workflows und die Tools zur Berichterstellung sind in hohem Maße an die Anforderungen des Projekts anpassbar
• Bietet eine sichere Umgebung mit robusten Zugriffs- und rollenbasierten Kontrollen und Berechtigungen
• Erleichtert intuitive Dateiverwaltung und Genehmigungsprozesse

Einschränkungen

• Die Preisstruktur ist für kleine Teams restriktiv
• Erfordert einen hohen Einarbeitungsaufwand für neue Benutzer
• Die Funktionen des kostenlosen Plans für das Projektmanagement sind eingeschränkt, insbesondere im Vergleich zur Konkurrenz

🔍 Wussten Sie schon? Eine von vier Organisationen setzt derzeit Projektmanagement-Software oder -Tools ein.

5. Trello

via {\an8}Das ist eine gute Idee Trello ist aufgrund seiner visuell ausgerichteten Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben eine beliebte Projektmanagement-Software für visuell Lernende. Es basiert vollständig auf Kanban Boards und ist für kleine Projekte mit grundlegenden Anforderungen an das Projektmanagement geeignet.

Die in Trello verfügbaren Power-Ups verbessern die Flexibilität und Integrationsfähigkeit der Plattform. So können Projektmanager ihre Arbeitsabläufe benutzerdefiniert gestalten und bei Bedarf erweiterte Features einbauen.

Schlüssel-Features

• Organisieren Sie Aufgaben in intuitiven Boards, Listen und Karten für ein effektives Aufgabenmanagement
• Erstellen Sie Karten in der Kalender-Ansicht für die strategische Planung und Umsetzung anhand einer Zeitleiste
• Verwenden Sie Butler, um Projekt-Workflows zu automatisieren und zu rationalisieren
• Integration von Slack, Google Drive, GitHub, etc. durch Power-Ups

Vorteile

• Einfach und leicht zu bedienen mit einer Drag-and-Drop Funktion
• Die kostenlose Version unterstützt unbegrenzte Boards und Teammitglieder
• Geeignet für die Verwaltung persönlicher und beruflicher Projekte

Einschränkungen

• Unterstützt keine erweiterten Features für Berichterstellung und Analysen
• Limits bei der Verwaltung komplexer Projekte
• Power-Ups sind nur in kostenpflichtigen Plänen für volle Funktionen verfügbar

Projektmanagement-Software Bewertungsprozess: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Die Auswahl der besten Plattform für das Projektmanagement ist ein umfassender Prozess. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software:

Schritt 1: Definieren Sie Ihren Bedarf

Bevor Sie sich mit den vielen projektmanagement tools, dokumentieren Sie Ihren Bedarf- arten von Projekten größe und Struktur des Teams, die Geschäftsziele und die grundlegenden Erwartungen, um Ihre Anforderungen zu definieren.

Berücksichtigen Sie außerdem Integrationen, Systemanforderungen und Gerätekompatibilität.

Schritt 2: Liste und Kategorisierung der Features

Sobald Sie Ihre Anforderungen kennen, unterteilen Sie die Features in die Kategorien "Muss", "Kann man haben" und "Nicht wichtig".

Zu den "Must-haves" gehören zum Beispiel Aufgabenmanagement, Tools für die Zusammenarbeit, Berichterstellung und Analysen sowie Integrationen. Ebenso könnten erweiterte Features wie Automatisierung in die Kategorie "Nice-to-have" fallen.

Passen Sie diese Liste an, um die Prioritäten für Ihr Geschäft, Projekt oder Team festzulegen und gleichzeitig Raum für zukünftiges Wachstum und Verbesserungen zu lassen.

Schritt 3: Verschiedene Optionen prüfen

Beginnen Sie mit einer Online-Recherche oder stellen Sie Verbindungen zu Fachkollegen oder Branchengruppen her, um Hinweise zu erhalten. Konzentrieren Sie sich auf Tools für das Projektmanagement, die zu Ihrer Branche und Ihrem Arbeitsumfang passen.

Ein großes Unternehmen benötigt beispielsweise Features für das Portfolio-Management, während sich ein kleines Geschäft mit einer einfachen Aufgabenverwaltung begnügen kann. Erstellen Sie also eine Liste mit fünf bis zehn Projektmanagement tools, die Ihre Ausgangskriterien erfüllen.

💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie Software-Bewertungs-Websites von Drittanbietern wie G2, Capterra, TrustPilot usw., um die Bewertungen von Benutzern von Projektmanagement-Software zu lesen und sich ein Bild von den Auswirkungen und Fähigkeiten des Tools an der Basis zu machen.

Schritt 4: Bewerten Sie die in die engere Wahl gezogenen Optionen

Vergleichen Sie Features, Preise, Kundenrezensionen, Bewertungen und Skalierbarkeit, um zu verstehen, was sie bieten.

Sobald Sie eine kleinere Liste haben, stellen Sie sich und Ihrem Team Schlüsselfragen wie:

• Wie kann diese Projektmanagement-Software unsere wichtigsten Anforderungen erfüllen?
• Lässt sich diese Projektmanagement-Lösung mit unseren anderen Tools integrieren?
• Gibt es versteckte Kosten oder Add-Ons, die wir für grundlegende Funktionen benötigen?
• Stimmen die Gesamtkosten der Projektmanagement-Software mit unserem Budget überein?
• Ist die Plattform intuitiv und für unser Team einfach zu bedienen?
• Lässt sich die Plattform an unsere künftigen Anforderungen anpassen?

Eine solche detaillierte Bewertung wird Ihnen helfen, Ihre Optionen zu verfeinern und Lösungen zu finden, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Schritt 5: Testen Sie die Projektmanagement-Plattform

In diesem Schritt führen Sie eine praktische Bewertung der Projektmanagement-Plattform durch.

Fordern Sie eine kostenlose Testversion an oder vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo, um die Projektmanagement-Lösung kennenzulernen. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit, Reaktionsschnelligkeit und Effektivität anhand realer Aufgaben und bewerten Sie die Benutzeroberfläche, die Handhabung der Geschäftsprozesse und die Anpassungsfähigkeit des Teams.

Testen Sie nicht nur die Features und Funktionen, sondern auch die Cloud-Computing-Fähigkeiten der Software und achten Sie dabei auf Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und Leistung

Achten Sie auf zuverlässige Cloud-Lösungen, garantierte Betriebszeiten, globale Server-Verfügbarkeit, Echtzeit-Synchronisation, geräteübergreifende Kompatibilität und Offline-Zugriff. Stellen Sie sicher, dass Vorschriften wie GDPR/HIPAA eingehalten werden, und prüfen Sie Protokolle für die Notfallwiederherstellung.

Schließlich sollten Bandbreitennutzung und Geschwindigkeit überprüft werden, um die Leistung bei Spitzenlasten zu gewährleisten und die betriebliche Kontinuität sowie hybride/remote Arbeit zu unterstützen.

Schritt 6: Feedback des Teams einholen

Neben dem Projektleiter ist das Team der Hauptbenutzer der Projektmanagement-Software. Daher ist ihre Meinung wichtig.

Bitten Sie daher die Mitglieder des Teams, die an der Testversion teilgenommen haben, ihre ehrlichen Gedanken und Meinungen zu den Erfahrungen mit dem Produkt freizugeben. Konzentrieren Sie sich dabei auf Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Verbesserung der Produktivität und Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert waren.

Sie können das IT-Team einbeziehen, um die Cloud-Funktionen der Plattform zu analysieren, und das Cybersicherheitsteam, um die Sicherheits-Features zu bewerten.

Ein solches direktes Feedback stellt sicher, dass die gewählte Lösung allen Beteiligten zugute kommt.

💡 Pro-Tipp: Wählen Sie aus einem unserer 11 kostenlose Vorlagen für Feedback Formulare auf ClickUp, um verwertbare Erkenntnisse aus Ihrem Projekt Team zu gewinnen!

Schritt 7: Analysieren Sie Ihre Ergebnisse

Die letzte Phase der Bewertung von Projektmanagement-Software besteht in der Konsolidierung aller Rückmeldungen und Daten in einem zentralen Dokument.

Verwenden Sie ein Punktesystem oder entwickeln Sie eine gewichtete Matrix, um die in die engere Wahl gekommenen Tools mit Ihren ursprünglichen Anforderungen und Nutzungserfahrungen zu vergleichen und objektiv zu bewerten, wie gut jede Plattform Ihre Anforderungen erfüllt.

Die oben freigegebenen Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software eignen sich gut als Parameter für solche Vergleiche. Für eine ausgewogene Bewertung sollten Sie alle langfristigen Vorteile und potenziellen Nachteile berücksichtigen.

Dann geht es darum, die endgültige Entscheidung zu treffen!

Implementierung von Projektmanagement-Software in Unternehmen

Projektmanagement software-Implementierung erfordert eine strategische Planung und Durchführung, um einen reibungslosen Übergang und langfristigen Erfolg zu gewährleisten.

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für eine effektive Einführung und Umsetzung:

• Sichern Sie sich die Zustimmung der Führungskräfte, indem Sie dievorteile von Projektmanagement-Software. Ihre aktive Unterstützung beeinflusst die Akzeptanz und Annahme durch das Team
• Veranschaulichen Sie, wie die Projektmanagement-Lösung die Arbeit vereinfacht und die Produktivität steigert, um jeglichen Widerstand gegen Veränderungen zu neutralisieren
• Starten Sie ein Pilotprojekt mit kleineren Teams, um die Einführung schrittweise voranzutreiben. Nach der Lösung von Problemen bei der Implementierung und der Gewöhnung des Teams an die Lösung gehen Sie zum Vollbetrieb über.
• Planen Sie eine schrittweise Datentransferstrategie, um Verluste zu vermeiden und Unterbrechungen zu minimieren
• Umfassende Schulung und Onboarding-Unterstützung durch Tutorials, Anleitungen, Schulungsseminare, praktische Workshops und andere Ressourcen, um die allgemeinen Herausforderungen Ihres Teams zu bewältigen
• Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Workflows in der Software, um Transparenz zu gewährleisten, Verwirrung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern
• Fördern Sie aktives Feedback von Teammitgliedern und passen Sie die Workflows in Abhängigkeit von solchen Beiträgen an, um neue Arbeitsweisen zu ermöglichen

🔍 Wussten Sie schon? Über acht von zehn leistungsstarken Projekten haben ein Projektmanagement-Büro.

Werden Sie Profi bei der Bewertung von Projektmanagement-Software

Die Bewertung von Projektmanagement-Software ist entscheidend für den Erfolg und die Effizienz eines Teams. Die Festlegung klarer Kriterien gewährleistet, dass Sie das richtige Tool auswählen und einen strukturierten Bewertungsprozess befolgen.

Unter den verschiedenen verfügbaren Projektmanagement-Plattformen sticht ClickUp durch seine Fähigkeit hervor, viele Hüte zu tragen.

Mit seinen leistungsstarken Features für das Aufgabenmanagement, den Tools für die Zusammenarbeit im Team und den erweiterten Funktionen ist ClickUp eine effektive Projektmanagement-Lösung aus einer Hand. Anmelden für ClickUp an und erleben Sie, wie es andere Projektmanagement tools in den Schatten stellt!